Paperless-ng

Auf dieser Seite schreibe ich zum Thema papierloses privates Büro mit Linux. Vom richtigen Dokumentenscanner, dem Digitalisieren von Fotos und der Verwaltung von Dokumenten in Paperless-ng, wird hier der komplette Workflow fürs papierlose Büro beschrieben. Neben dem Thema papierloses Büro schreibe ich auch zu den Themen Linux und Technik im Allgemeinen. Ihr könnt mit mir gerne über Mastodon in Kontakt treten: Mastodon Es handelt sich hier um eine rein private Dokumentationssammlung ohne kommerzielles Interesse, redaktionelle Inhalte und dient nicht zur Meinungsbildung.

Das Projekt Paperless-ng hatte nur einen einzigen Entwickler. Auch auf das Github Repository hatte nur er Zugriff. Das Projekt wurde von ihm hervorragend gepflegt. Bis zum August 2021. Während es vorher alle paar Wochen eine neue Version mit Bugfixes und neuen Features hab, war auf einmal Schluss. Keine Kommentare mehr in den Github Diskussionen. Keine Merges mehr. Keine neuen Versionen. Die Community machte sich aktiv Sorgen und versuchte eine Kontaktaufnahme über mehrere Kanäle.

Paperless-ng lebt und stirbt mit der richtigen Zuordnung der Meta-Daten. Nur so lassen sich Dokumente strukturiert wiederfinden. Hierfür gibt es vier wichtige Felder: Ausgestellt am (Datum) / Date created Korrespondent / Correspondent Dokumenttyp / Document type Tags Mit diesen Meta-Daten lassen sich Dokumente logisch sortieren und finden. Vorausgesetzt, man nutzt diese Felder sinnvoll. In meinem Einführungsartikel zu Paperless-ng bin ich schon auf die Grundlagen eingegangen und möchte dies hier nochmal ein wenig vertiefen.

Das Problem Die automatische Erkennung von Tags, Korrespondenten und auch dem Erstellungsdatum eines Dokumentes, funktioniert bei Paperless-ng wahnsinnig gut. Hin und wieder kommt es jedoch vor, dass ein Datum nicht richtig erkannt wird. Häufig liegt dies einfach an fehlerhaften Meta-Daten im PDF-Dokument. Jedoch schaut man in der Inbox gerade beim Datum häufig nicht so genau hin und man hat schnell ein Dokument von 1969 in Paperless-ng. Hier können die post consume scripte von Paperless-ng helfen.

Papierloses Büro bedeutet zu einem großen Teil, dass Dokumente archiviert und wiedergefunden werden wollen und das natürlich ohne echtes Papier. Viele der Dokumente braucht man auch nie wieder. Aber spätestens bei der nächsten Steuererklärung muss doch wieder alles Mögliche an alten Rechnungen und Bank-Dokumenten herausgezogen werden. Viel Spaß macht das Thema nicht. Dies klassisch über eine Ordnerstruktur zu machen ist zunächst naheliegend. Dank OCRmyPDF und Recoll ist ein Wiederfinden möglich. Und dank Python-Organize ist das automatische einsortieren in die Ordnerstruktur möglich und weitere kleine Scripte und Schritte sorgen für Ordnung.