papierloses Büro

Auf dieser Seite schreibe ich zum Thema papierloses privates Büro mit Linux. Vom richtigen Dokumentenscanner, dem Digitalisieren von Fotos und der Verwaltung von Dokumenten in Paperless-ng, wird hier der komplette Workflow fürs papierlose Büro beschrieben. Neben dem Thema papierloses Büro schreibe ich auch zu den Themen Linux und Technik im Allgemeinen. Ihr könnt mit mir gerne über Mastodon in Kontakt treten: Mastodon Es handelt sich hier um eine rein private Dokumentationssammlung ohne kommerzielles Interesse, redaktionelle Inhalte und dient nicht zur Meinungsbildung.

Das Problem Jeder, der in einer größeren deutschen Stadt wohnt, kennt das Problem: Behördengänge dauern häufig eine kleine Ewigkeit. Entweder braucht man einen Termin, welche häufig für Monate ausgebucht sind oder man muss stundenlang warten. Und dies ist keine Übertreibung. Die Idee Seit einigen Jahren haben Personalausweise die eID Funktion. Also die Möglichkeit, sich digital ausweisen zu können. Allerdings kaum genutzt. Denn häufig fehlen noch immer die Anwendungsmöglichkeiten. 2021 hat sich dies bei mir jedoch geändert.

Das Problem Die automatische Erkennung von Tags, Korrespondenten und auch dem Erstellungsdatum eines Dokumentes, funktioniert bei Paperless-ng wahnsinnig gut. Hin und wieder kommt es jedoch vor, dass ein Datum nicht richtig erkannt wird. Häufig liegt dies einfach an fehlerhaften Meta-Daten im PDF-Dokument. Jedoch schaut man in der Inbox gerade beim Datum häufig nicht so genau hin und man hat schnell ein Dokument von 1969 in Paperless-ng. Hier können die post consume scripte von Paperless-ng helfen.

Aktualisierte Version meines Artikels von Plume. Grundlagen Damit alle Dokumente im privaten papierlosen Büro digitalisiert werden konnten, braucht es natürlich einen Scanner. Theoretisch geht das auch per Smartphone, dies ist jedoch viel zu zeitintensiv, unzuverlässig und umständlich. Der alte 10 Jahre alter HP-Flachbettscanner im Kombigerät wäre die nächste Option gewesen. Aber auch hier sind die Scan-Ergebnisse eher bescheiden und das Gerät ist viel zu langsam. Abgesehen vom dauernden aufklappen, Papier einlegen, scannen, wieder aufklappen, Papier wieder raus… nein, auch das ist definitiv der falsche Weg.

Eingeklebte Fotos digitalisieren Lose Fotos bzw. Fotos, die aus einem Album entnommen werden können und Negative zu digitalisieren war der einfache Teil. Dank Dokumentenscanner und Film-/Negativ-Scanner kommt man durch die Fotoalben relativ schnell durch und hat eine durchaus brauchbare Qualität. Nun aber zum unschönen Teil: Fotos, die in ein Album fest eingeklebt sind, sich also nicht entnehmen lassen und bei denen es auch keine Negative mehr gibt. Glücklicherweise sind die meisten Fotos in meiner Sammlung entnehmbar.

Negative digitalisieren Durchwühlt man seine analoge Fotosammlung, stößt man unweigerlich auch auf Negative. Bei mir waren nicht für alle Fotos noch die Negative und nicht für alle Negative noch die Fotoabzüge verfügbar. Fotos digitalisieren können wir mit dem Dokumentenscanner, wie ich schon im letzten Artikel beschrieben habe. Für Negative ist dies nicht möglich. Scanner Für relativ kleines Geld (~80 €) sind Dia- und Negativ-Scanner zu haben. Ich habe mich für ein Gerät von der Firma DIGITNOW!

Fotos digitalisieren In nicht allzuferner Vergangenheit hat man bekanntermaßen noch analog fotografiert. In meinem Fall trifft dies auf alle Fotos vor 2003 zu. Nun haben entwickelte Fotos die Angewohnheit, dass sie mit der Zeit ausbleichen, zerkratzen und knicken, sich Beschichtungen auflösen oder auch gerne einfach mal verloren gehen. Also ist es auch hier sinnvoll zu digitalisieren. Es gibt spezielle Fotoscanner, welche jedoch nicht ganz günstig sind. Zudem ist dies, anders als beim Scannen von Dokumenten, nur eine Einmalaktion.