Dokumentenverwaltung

In den letzten Artikel über Paperless-ngx bin ich nur auf die Verwaltung von PDF-Dateien eingegangen. Nun kommt es aber unregelmäßig bei mir auch immer mal wieder vor, dass ich Office-Dokumente mit LibreOffice erstelle, also z. B. eine Kündigung schreibe, die ich dann entweder als PDF oder aber als Papierbrief versende. Das PDF kann man natürlich direkt in Paperless-ngx zur Archivierung ablegen. Aber was ist mit dem Office-Dokument? Das Original einfach auf dem Notebook lassen?

Mit dem Dokumentenscanner und Paperless-ngx haben wir nun also alles beisammen, um unsere Dokumente zu archivieren. Aber aus dem Scanner kommt das Original ja wieder unten raus. Was machen wir damit? Ziel ist es ja, dass unser Aktenschrank hinterher möglichst leer ist und nur noch das Notwendigste aufgehoben wird. Warnung: Hier der explizite Hinweis, dass ich für alle Angaben keine Garantien geben kann und alles auf eigene Verantwortung erfolgt.

Das Projekt Paperless-ng hatte nur einen einzigen Entwickler. Auch auf das Github Repository hatte nur er Zugriff. Das Projekt wurde von ihm hervorragend gepflegt. Bis zum August 2021. Während es vorher alle paar Wochen eine neue Version mit Bugfixes und neuen Features hab, war auf einmal Schluss. Keine Kommentare mehr in den Github Diskussionen. Keine Merges mehr. Keine neuen Versionen. Die Community machte sich aktiv Sorgen und versuchte eine Kontaktaufnahme über mehrere Kanäle.

Paperless-ng lebt und stirbt mit der richtigen Zuordnung der Meta-Daten. Nur so lassen sich Dokumente strukturiert wiederfinden. Hierfür gibt es vier wichtige Felder: Ausgestellt am (Datum) / Date created Korrespondent / Correspondent Dokumenttyp / Document type Tags Mit diesen Meta-Daten lassen sich Dokumente logisch sortieren und finden. Vorausgesetzt, man nutzt diese Felder sinnvoll. In meinem Einführungsartikel zu Paperless-ng bin ich schon auf die Grundlagen eingegangen und möchte dies hier nochmal ein wenig vertiefen.

Papierloses Büro bedeutet zu einem großen Teil, dass Dokumente archiviert und wiedergefunden werden wollen und das natürlich ohne echtes Papier. Viele der Dokumente braucht man auch nie wieder. Aber spätestens bei der nächsten Steuererklärung muss doch wieder alles Mögliche an alten Rechnungen und Bank-Dokumenten herausgezogen werden. Viel Spaß macht das Thema nicht. Dies klassisch über eine Ordnerstruktur zu machen ist zunächst naheliegend. Dank OCRmyPDF und Recoll ist ein Wiederfinden möglich. Und dank Python-Organize ist das automatische einsortieren in die Ordnerstruktur möglich und weitere kleine Scripte und Schritte sorgen für Ordnung.