Aufbewahren und Vernichten

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Mit dem Dokumentenscanner und Paperless-ngx haben wir nun also alles beisammen, um unsere Dokumente zu archivieren. Aber aus dem Scanner kommt das Original ja wieder unten raus.

Was machen wir damit? Ziel ist es ja, dass unser Aktenschrank hinterher möglichst leer ist und nur noch das Notwendigste aufgehoben wird.

Warnung:

Hier der explizite Hinweis, dass ich für alle Angaben keine Garantien geben kann und alles auf eigene Verantwortung erfolgt.

Aufbewahrungsfristen

Schauen wir uns zunächst die rechtliche Seite an. Im geschäftlichen Bereich gelten strenge Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren. Besonders wenn es um das Thema Steuern geht. Aber in diesem Blog geht es explizit um das private Büro. Wer selbstständig oder irgendwie anderweitig unternehmerisch tätig ist, muss sich hier gesondert informieren. Auch Privatpersonen mit einem Einkommen von mehr als 500.000 € pro Jahr unterliegen gesonderten Anforderungen.

Für Privatpersonen gibt es so gut wie keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:

Nur Handwerkerrechnungen müssen mindestens 3 Jahre lang im Original aufgehoben werden. (Bzw. 2 Jahre ab dem Ablauf des aktuellen Jahres). Ob das Scannen des Dokuments und das Vernichten des Originals hier in Ordnung ist, dazu lassen sich mehrere unterschiedliche Aussagen im Internet finden. Ich gehe hier auf Nummer sicher: Kommt die Rechnung nicht sowieso schon digital, wird das Original aufgehoben.

Wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Zeugnisse, Arbeitsverträge und Versicherungsverträge, Notarurkunden … All dies wird digitalisiert, aber natürlich im Original aufgehoben. Bei allen Dokumenten, die eine echte Unterschrift, Stempel oder Siegel tragen, bin ich vorsichtig. Dies kann zwar meist wiederbeschafft werden, aber der Aufwand ist groß. Also lieber aufheben.

Rechnungen, Steuerunterlagen (wenn die Einspruchsfrist abgelaufen ist), Quittungen, Kontoauszüge und sämtliche andere Briefkommunikation wird digitalisiert und das Original vernichtet. Dies macht 90 % aller Dokumente aus.

Man muss also unterscheiden, zwischen gesetzlicher Aufbewahrungspflicht und dem, was sinnvoll ist. Ist man sich nicht sicher: Dann lieber aufheben.

Weitere Infos zu Aufbewahrungsfristen: Link zu anwalt.de.

Randnotiz:

Spannend sind die technischen Richtlinien des BSI für das sogenannte “Ersetzende Scannen”: Link zum BSI. Zum Glück ist dies als Privatperson, wenn man sich an die Aufbewahrungsfristen der Handwerkerrechnungen hält, nicht relevant.

Es lässt sich also tatsächlich fast alles digitalisieren und aussortieren.

DSGVO

Beim Thema Vernichten von Unterlagen ist auch das Thema DSGVO relevant. Ich gehe hier nicht im Detail darauf ein, da rechtliche Themen absolut nicht mein Fachgebiet sind. Wer privater Vermieter ist, muss sich damit jedoch herumschlagen. Der Mieter hat sowohl ein Auskunftsrecht und nach einer gewissen Frist müssen die Daten, wenn der Mietvertrag beendet ist, vernichtet werden. Also sozusagen das Gegenteil der Aufbewahrungspflicht.

Einige Informationen dazu kann man hier finden:

Link zu Activemind

Es gibt auch einen hilfreichen Pullrequest für Paperless-ngx, welcher ein “Ablaufdatum” zu Dokumenten hinzufügen soll. Noch (Stand Mai 2022) ist das Feature jedoch nicht fertig implementiert:

Expiration date: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/pull/194

Wenn notwendig, lässt sich dies aber ggf. auch über Tags realisieren. Also z. B. ein Tag Löschen: Mai 2024.

Der Aktenvernichter

Nun kommen wir zum eigentlich spannenden Punkt. Meine Empfehlung: Alle Dokumente, die eingescannt wurden, sollten im Anschluss (nach einem Backup der Daten) vernichtet werden. Dies fühlt sich erst mal sehr ungewohnt an. Aber es macht keinen Sinn, alle Dokumente zu digitalisieren, diese wieder in die Ordner einzuheften und sie dann wieder in den Schrank zu stellen. Dann würden sie dort auch in 10 Jahren noch stehen und weiter einstauben.

Also lieber gleich Nägel mit Köpfen machen und nach dem Scannen ab in den Aktenvernichter damit.

Wer das konsequent macht, wird bald eine ziemlicher Erleichterung verspüren, wenn er feststellt, dass sich der Aktenschrank Schritt für Schritt leert.

Als Aktenvernichter reicht ein einfaches Modell. Beim Kauf sollte man darauf achten, dass dieses einen Kreuzschnitt und keinen Streifenschnitt hat. Beim Kreuzschnitt kommen am Ende nur kleine Schnipsel raus. Beim Streifenschnitt, wie der Name schon sagt, hat man hinterher Papierstreifen. Preislich macht dies keinen großen Unterschied. Die Schnipsel kann aber definitiv niemand mehr zusammensetzen.

Ein weiteres praktisches Feature ist, wenn der Aktenvernichter auch Plastikkarten (Kreditkarten) und CDs vernichten kann. (Achtung: Kreditkarten müssen als Elektroschrott entsorgt werden. DVDs entweder im Wertstoffhof oder in der Wertstofftonne. (Link DVDs entsorgen; Link Kreditkarte entsorgen)

Bei Aktenvernichtern gibt es DIN-normierte Sicherheitsstufen. Diese sind üblicherweise bei allen Aktenvernichtern angegeben und gehen von P-1 (unsicher) bis P-7 (sicher). Empfehlenswert ist alles ab P-4, da dies keinen Streifenschnitt mehr zulässt. Details hierzu lassen sich bei Wikipedia nachlesen: Link zu Wikipedia. Zudem sind Aktenvernichter auch erst ab P-4 DSGVO konform.

Ein weiteres Qualitätskriterium beim Aktenvernichter: Wie lang kann er am Stück arbeiten. Mein 50 €-Gerät kann laut Datenblatt nur 3 Minuten am Stück betrieben werden. In der Praxis dürfte es etwas länger sein, aber dann überhitzt der Vernichter und muss erst wieder für 30 - 60 Minuten abkühlen. Für den Alltag ist dies absolut ausreichend. Aber digitalisiert man an einem verregneten Novembertag seinen halben Aktenschrank, kann dies durchaus nervig sein. Es gibt auch Aktenvernichter, die durchgehend arbeiten können. Allerdings befindet man sich dann in der Preisklasse 1000 € und mehr. Also eher nichts für den Heimgebrauch.

Alternativ kann man die Akten auch durch einen Dienstleister vernichten lassen. Als preisliche Größenordnung: Bei Selbstanlieferung kostet dies pro PKW-Ladung mit 75 Ordnern circa 50 €.

Ich habe bei mir immer Schritt für Schritt alle paar Tage einen Ordner digitalisiert und mit dem eigenen Aktenvernichter geschreddert. das ist eine Menge arbeit, aber dafür habe ich heute insgesamt noch 4 Ordner, welche allerdings alle nur zu einem Bruchteil gefüllt sind. Das Ziel des papierlosen Büros ist also nahezu erreicht. Auch wenn natürlich immer jeden Monat wieder neue Briefpost digitalisiert werden muss.