Papierloses Buero

Die Bedeutung von Notebooks, PCs und Co nimmt im privaten Bereich immer weiter ab. Das Smartphone oder Tablet übernimmt immer mehr Aufgaben. Medienkonsum, Webbrowsing, Fotos, E-Mails und Co. Vieles wird nur noch über das Mobilgerät erledigt. Auch Paperless-ngx hat bei mir dazu geführt, dass das Notebook immer häufiger aus bleibt. Viele Dokumente kommen bereits digital per E-Mail oder werden im Kundenportal als PDF zugestellt und müssen nur noch in Paperless-ngx hochgeladen werden.

Hinweis: Das Anwenden des hier genannten Vorgehens und der Tipps erfolgt auf eigene Gefahr. Ich habe kein Fachwissen im Bereich Steuern und Steuerrecht. Jedes Jahr immer wieder das gleiche lästige Thema: Einkommensteuererklärung. Für nahezu jeden lohnt es sich, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Egal ob mit Elster, einem kostenpflichtigen Steuerprogramm oder über eine Steuerberaterin, es ist und bleibt ein lästiger Aufwand. Für mich war die Einkommenssteuerklärung eines der Hauptgründe, meine Dokumente zu digitalisieren.

In den letzten Artikel über Paperless-ngx bin ich nur auf die Verwaltung von PDF-Dateien eingegangen. Nun kommt es aber unregelmäßig bei mir auch immer mal wieder vor, dass ich Office-Dokumente mit LibreOffice erstelle, also z. B. eine Kündigung schreibe, die ich dann entweder als PDF oder aber als Papierbrief versende. Das PDF kann man natürlich direkt in Paperless-ngx zur Archivierung ablegen. Aber was ist mit dem Office-Dokument? Das Original einfach auf dem Notebook lassen?

Deutschland ist bekannt für seine hervorragenden Digitalisierungsprojekte. Schon mal versucht beim Finanzamt die IBAN für den Bankeinzug zu ändern? Bitte per Post oder Fax. Offizielle Behördenkommunikation ganz allgemein … bitte nur per Post oder Fax. (Es gibt auch ein paar positive Ausnahmen). Vertragskündigungen … bitte schriftlich per Post … Beitrag zur Riesterrente anpassen … bitte per Post. Im Schnitt erhält jeder Deutsche pro Jahr 227 Briefe (Quelle). Die klassische Schneckenpost ist also noch lange nicht tot.

Mit dem Dokumentenscanner und Paperless-ngx haben wir nun also alles beisammen, um unsere Dokumente zu archivieren. Aber aus dem Scanner kommt das Original ja wieder unten raus. Was machen wir damit? Ziel ist es ja, dass unser Aktenschrank hinterher möglichst leer ist und nur noch das Notwendigste aufgehoben wird. Warnung: Hier der explizite Hinweis, dass ich für alle Angaben keine Garantien geben kann und alles auf eigene Verantwortung erfolgt.

Das Projekt Paperless-ng hatte nur einen einzigen Entwickler. Auch auf das Github Repository hatte nur er Zugriff. Das Projekt wurde von ihm hervorragend gepflegt. Bis zum August 2021. Während es vorher alle paar Wochen eine neue Version mit Bugfixes und neuen Features hab, war auf einmal Schluss. Keine Kommentare mehr in den Github Diskussionen. Keine Merges mehr. Keine neuen Versionen. Die Community machte sich aktiv Sorgen und versuchte eine Kontaktaufnahme über mehrere Kanäle.

Paperless-ng lebt und stirbt mit der richtigen Zuordnung der Meta-Daten. Nur so lassen sich Dokumente strukturiert wiederfinden. Hierfür gibt es vier wichtige Felder: Ausgestellt am (Datum) / Date created Korrespondent / Correspondent Dokumenttyp / Document type Tags Mit diesen Meta-Daten lassen sich Dokumente logisch sortieren und finden. Vorausgesetzt, man nutzt diese Felder sinnvoll. In meinem Einführungsartikel zu Paperless-ng bin ich schon auf die Grundlagen eingegangen und möchte dies hier nochmal ein wenig vertiefen.

Papierloses Büro bedeutet zu einem großen Teil, dass Dokumente archiviert und wiedergefunden werden wollen und das natürlich ohne echtes Papier. Viele der Dokumente braucht man auch nie wieder. Aber spätestens bei der nächsten Steuererklärung muss doch wieder alles Mögliche an alten Rechnungen und Bank-Dokumenten herausgezogen werden. Viel Spaß macht das Thema nicht. Dies klassisch über eine Ordnerstruktur zu machen ist zunächst naheliegend. Dank OCRmyPDF und Recoll ist ein Wiederfinden möglich. Und dank Python-Organize ist das automatische einsortieren in die Ordnerstruktur möglich und weitere kleine Scripte und Schritte sorgen für Ordnung.

Fast jeder nutzt sie: Notizzettel. Schnell nur ein paar kleine Infos aufgeschrieben, an den Monitor gehängt und damit für immer notiert. Zumindest bis zum ersten größeren Windstoß. Was ist mit längeren Notizen, die nicht in ein paar Worten erledigt sind? Einfach schnell in einen Texteditor und auf dem Desktop ablegen. Kein Problem. Schwierig wird es, wenn die Post-its und Textfiles dann zur Dauereinrichtung werden. Es gibt einfach Informationen, die man sich nicht merken kann und möchte.

Die freie Zeit zwischen den Jahren nutze ich, um nicht nur in unserer Wohnung, sondern auch auf dem Notebook klar Schiff zu machen. Herumliegende Dokumente werden digitalisiert und anschließend entsorgt, der Kleiderschrank wird ausgemistet und das ein oder andere unnütze Küchen-Gadget landet bei den Kleinanzeigen. Auch vor meinem Notebook mache ich nicht halt. Auch dort sammelt sich im Laufe das Jahres vieles Unnötige an. Also Zeit für einen kleinen Frühjahrsputz.

Die Ausgangssituation Seit Jahren bin ich nun zufriedener Kunde bei mailbox.org und nutze dies nicht nur als Mailanbieter, sondern habe dort auch mein Adressbuch und auch meinen Kalender. Beides wird mit meinem Smartphone synchronisiert und hauptsächlich dort genutzt. Gelegentlich auch auf dem Notebook (Gnome Calendar) oder über das Webinterface selbst. Es war der Juni 2019, in der sorglosen Prä-Corona-Zeit, auf dem Weg in ein Urlaubswochenende. Mein Smartphone war der Meinung, dass es mitten auf der Autobahn eine gute Idee ist abzustürzen, während die Navigation läuft und nebenbei DAVx gerade meine Kontakte synchronisiert.