Paperless-ngx: Einkommensteuererklärung

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Hinweis: Das Anwenden des hier genannten Vorgehens und der Tipps erfolgt auf eigene Gefahr. Ich habe kein Fachwissen im Bereich Steuern und Steuerrecht.

Jedes Jahr immer wieder das gleiche lästige Thema: Einkommensteuererklärung. Für nahezu jeden lohnt es sich, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Egal ob mit Elster, einem kostenpflichtigen Steuerprogramm oder über eine Steuerberaterin, es ist und bleibt ein lästiger Aufwand.

Für mich war die Einkommenssteuerklärung eines der Hauptgründe, meine Dokumente zu digitalisieren. Denn hauptsächlich für diese greife ich überhaupt auf Dokumente aus der Vergangenheit zu. Einmal im Jahr war also Aktenordner und Papierstapel durchsuchen und sortieren angesagt, um Spendenbescheinigungen, Lohnsteuerabrechnung und Steuerbescheinigungen herauszusuchen. Meist waren die Dokumente eher leidlich sortiert und entsprechend groß war der Aufwand.

Da ich mir bei der selbst erstellten Erklärung immer unsicher war, ob nun wirklich alles berücksichtigt und korrekt ist, habe ich mich vor einigen Jahren dazu entschieden, meine Steuererklärung von einer Steuerberaterin erstellen zu lassen. Aber das Grundproblem bleibt erst mal: Alle Dokumente müssen her.

Das einfache Digitalisieren der Dokumente hilft hier nur teilweise. Immerhin lässt sich dann schon mal per Volltextsuche und Datum danach suchen. Aber Paperless-ngx kann mehr.

Beleg-Tag

Warum ist es eigentlich erst mal so schwer, die Dokumente zusammenzusuchen? Die Dokumente kommen über das gesamte Jahr und das Folgejahr verteilt. Erstelle ich also die Einkommensteuererklärung für 2021, dann sind sowohl diverse Dokumente relevant, die ich 2021 bekommen habe, aber genauso auch Dokumente aus dem Jahr 2022. Denn häufig erhält man Steuerbescheinigungen erst rückwirkend. Man muss sich also die Dokumente aus zwei Jahren anschauen. Dies alles kurz vor der Abgabe der Steuerunterlagen zu machen, führt schnell dazu, dass man ein Dokument übersieht.

Viel sinnvoller ist es, das Dokument gleich über einen Tag zuzuordnen, sobald man es erhalten hat. Hierfür verwende ich die Tags “Beleg Einkommensteuererklärung 2021”, “Beleg Einkommensteuer 2022”, usw.

Spenden

Spende ich also am 10.11.2021 150 € an den Computertruhe e. V., kann ich nicht mit Sicherheit sagen, ob und wann ich eine Spendenbescheinigung bekomme. Bei Spenden bis 200 € ist eine Spendenbescheinigung nicht unbedingt notwendig. Ein Kontoauszug oder Ähnliches ist hier ausreichend. Ich speichere mir also aus meinem Online-Banking den Überweisungsbeleg und archiviere diesen in Paperless-ngx:

Dokument: 2021-11-10 Überweisung Computertruhe.pdf

  • Korrespondent: Computertruhe e. V
  • Dokumententyp: Spendenbescheinigung (Ist hier nicht ganz korrekt, aber ich will die Anzahl an Dokumententypen gering halten)
  • Tags: Spende, Beleg Einkommensteuer 2021

Spendenbescheinigungen

Als Fördermitglied von Greenpeace erhalte ich üblicherweise im Februar des Folgejahres die Spendenbescheinigung des vorherigen Jahres per E-Mail. Ich habe also am 14.02.2022 die Bescheinigung der Spenden von 2021 erhalten.

Dokument: 2022-02-14 Spendenbescheinigung 2021 Greenpeace.pdf

  • Korrespondent: Greenpeace
  • Dokumententyp: Spendenbescheinigung
  • Tags: Spende, Beleg Einkommensteuer 2021

Rechnungen

Auch alle relevanten Rechnungen (Stichwort: Werbungskosten) werden entsprechend behandelt. Neuer Bürostuhl für das Homeoffice am 17.05.2021 gekauft.

Dokument: 2021-05-17 Rechnung Bürostuhl Büroversand0815.pdf

  • Korrespondent: 02_Onlineshops (Eine Sammelgruppe für alle Online-Shops, bei denen ich nur einmalig bestelle und sich ein eigener Korrespondent nicht lohnt)
  • Dokumententyp: Rechnung
  • Tags: Homeoffice, Beleg Einkommensteuer 2021

Auch wiederkehrende Rechnungen wie der Internet- oder Mobilfunkvertrag werden so einsortiert.

Steuerbescheinigungen

Für alle Konten und Depots erhält man von seiner Bank im Folgejahr eine Steuerbescheinigung über alle Kapitalerträge. Meist ist dies das Dokument, auf welches man am längsten Warten muss.

Dokument: 2022-04-17 Steuerbescheinigung 2021.pdf

  • Korrespondent: GLS Bank
  • Dokumententyp: Steuerbescheinigung
  • Tags: Beleg Einkommensteuer 2021

Sonstige Dokumente

Je nachdem sind auch diverse andere Dokumente relevant. Bescheinigung des Kirchenaustritts? Nebenkostenabrechnung der Wohnung aus dem Vorjahr (Zufluss-/Abflussprinzip … also die NK Abrechnung von 2020)? Zinserträge aus einem Crowdinvestment? Lohnsteuerbescheinigung?

Alles bekommt den Tag Beleg Einkommensteuer 2021.

Bitte gleich als PDF

Übrigens gilt auch hier: Dokumente, die einen direkt digital erreichen, müssen nicht mehr digitalisiert werden. Bei vielen Organisationen, egal ob Versicherungen, Banken oder NGOs lässt sich der Versand der Steuerdokumente in ein Online-Postfach oder per E-Mail einrichten. Das spart nicht nur Arbeit, sondern schont auch die Umwelt. In dem Zuge kann man auch gleich die lästigen postalischen Infobriefe abbestellen.

Einkommensteuererklärung erstellen

Immer wenn ein neues Dokument eingetroffen ist, wurde es also gleich in Paperless-ngx archiviert und der Beleg Einkommensteuer 2021 Tag hinzugefügt. Müssen wir nun also die Einkommensteuererklärung erstellen, können wir einfach nach diesem Tag filtern. Und … oh Wunder … Wir haben alle relevanten Dokumente auf einen Blick. Herunterladen, in die Nextcloud laden, Link dem Steuerberater zukommen lassen … Thema erledigt. Oder sich eben durch Elster quälen. Aber immerhin hat man alle notwendigen Dokumente beisammen.

Checkliste erstellen

Wirklich? Ist wirklich alles Wichtige da?

Wir haben das ganze Jahr immer brav jedes erhaltene Dokument getagged. Aber was ist, wenn wir ein relevantes Dokument überhaupt nicht erhalten haben? Wenn die Bank sich mal wieder 6 Monate Zeit lässt, eine Jahressteuerbescheinigung zu erstellen? Oder wenn man die E-Mail der Versicherung mit der Steuerbescheinigung übersehen hat? Dann entgeht einem ggf. eine schöne Rückerstattung.

Also am besten eine konkret ausformulierte Checkliste erstellen:

  • Spendenbescheinigung Greenpeace
  • Spendenbescheinigung Computertruhe
  • Spendenbescheinigung Human Rights Watch
  • Steuerbescheinigung Riester Vertrag
  • Steuerbescheinigung GLS Bank
  • Steuerbescheinigung Vividam
  • Steuerbescheinigung GLS OnlineInvest
  • Lohnsteuerabrechnung
  • Nebenkostenabrechnung
  • Bescheinigung Haftpflichtversicherung
  • Rechnungen Internet
  • Rechnungen Mobilfunk
  • Rechnungen mailbox.org
  • Rechnung Steuerberater
  • …

Auf die grundlegenden Sachen wird man natürlich vom Steuerberater oder dem Steuerprogramm hingewiesen bzw. kann sich die Daten direkt per Elster herunterladen. Aber dass man seit 2 Jahren an die Computertruhe spendet, kann das Steuerprogramm nicht wissen.

Einkommensteuer-Tag

Nun sind also wirklich alle Bescheinigungen verarbeitet und die Steuererklärung erstellt und verschickt. Nun kommt noch ein weiterer Tag ins Spiel: Einkommensteuer 2021

Alle Dokumente, also sowohl die Erklärung selbst, der Bescheid, Änderungen des Bescheids, Vollmachten des Steuerberaters, alles was mit der jeweiligen Steuererklärung zu tun hat, erhält diesen Tag - außer die Belege selbst:

Dokument: 2022-08-15 Vollständigkeitserklärung.pdf

  • Korrespondent: Steuerberaterin Pustekuchen
  • Dokumententyp: 01_Sonstiges
  • Tags: Einkommensteuer 2021

Dokument: 2022-09-12 Steuerbescheid 2021.pdf

  • Korrespondent: Finanzamt
  • Dokumententyp: Steuerbescheid
  • Tags: Einkommensteuer 2021

Dokument: 2022-08-16 Rechnung Steuerberater.pdf

  • Korrespondent: Steuerberaterin Pustekuchen
  • Dokumententyp: Rechnung
  • Tags: Einkommensteuer 2021, Beleg Einkommensteuer 2022

Fazit

Mit dem aufgezeigten Vorgehen komme ich nun schon einige Zeit sehr gut zurecht. Hier sind auch die Vorteile der Verwendung von Tags klar zu sehen. Dokumente können nicht nur 1 zu 1 zugeordnet sein, sondern können mehrere Tags erhalten. Bei einer einfachen Ordnerstruktur, egal ob digital oder analog, wird dies schwierig. Das Thema Steuererklärung macht zwar trotzdem keinen Spaß, aber der Aufwand und die Fehlerquote reduziert sich deutlich.

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