Paperless Mobile

February 3, 2023 - 5 minutes read - 891 words

Die Bedeutung von Notebooks, PCs und Co nimmt im privaten Bereich immer weiter ab. Das Smartphone oder Tablet übernimmt immer mehr Aufgaben. Medienkonsum, Webbrowsing, Fotos, E-Mails und Co. Vieles wird nur noch über das Mobilgerät erledigt. Auch Paperless-ngx hat bei mir dazu geführt, dass das Notebook immer häufiger aus bleibt. Viele Dokumente kommen bereits digital per E-Mail oder werden im Kundenportal als PDF zugestellt und müssen nur noch in Paperless-ngx hochgeladen werden. Ein Scannen oder andere Vorverarbeitung über den PC ist kaum mehr notwendig.

Obwohl die Zuordnung von Tags, Korrespondent und Dokumententyp bei Paperless-ngx dank des “Auto-Modus” bzw. neuronalen Netzwerks oder ggf. auch der festen Klassifikationsregeln sehr gut funktioniert, landen erst mal alle Dokumente in der “Inbox” und wollen noch einmal angeschaut werden. Und ab und zu muss auch mal die Tag-Zuordnung oder der Korrespondent angepasst werden. Dies macht die Dokumentenverwaltung in Paperless-ngx schon sehr komfortabel und der Workflow ist nicht mehr sehr aufwendig. Einen Nachteil gab es für mich bis jetzt jedoch immer noch: Das Paperless-ngx Webinterface wurde zwar immer weiter optimiert, aber in der mobilen Ansicht ist es noch immer etwas hakelig in der Bedienung. Manche Elemente sind einfach zu klein, sodass eine Zuordnung von Tags immer mal etwas nervig war.

Das hat bei mir immer gerne dazu geführt, dass ich zwar alle Dokumente hochgeladen habe, aber diese blieben dann erst mal in der Inbox, bis ich einmal oder zweimal im Monat einen großen Aufräumtag gemacht habe. Abends auf dem Sofa mit dem Android Smartphone im Webbrowser hat das einfach keinen Spaß gemacht.

Paperless Mobile - Native Android App

Hier kommt nun seit Ende 2022 Paperless Mobile ins Spiel. Eine neu entwickelte native Android App. Aktuell ist die App nur über den Google Playstore oder Aurora verfügbar. In F-Droid leider noch nicht.

An sich ist schnell erklärt, was man mit der App machen kann: Alles was Paperless-NGX so kann. Dokumente hochladen. Dokumente anschauen. Meta-Daten zuordnen und natürlich Dokumente suchen.

Paperless Mobile im Google Play Store: Link

Paperless Mobile auf Github: Link

Schauen wir uns die einzelnen Funktionen ein wenig näher an.

Dokumenten-Upload

Üblicherweise Lade ich meine Dokumente über den “Consume-Folder” zu Paperless-ngx hoch. Mittlerweile nutze ich hierfür Syncthing. Sowohl auf dem Smartphone als auch mit meinem Notebook wird also einfach nur das Dokument im passenden lokalen Ordner abgelegt und Syncthing kümmert sich um den Rest. Der Vorteil gerade auf dem Smartphone: Ich kann Dokumente auch ablegen, wenn ich nicht in meinem Heimnetz unterwegs bin. Syncthing synchronisiert dann alles, sobald ich zu Hause bin.

Aber auch Paperless Mobile bietet eine Möglichkeit, Dokumente in Paperless-ngx hochzuladen. Natürlich nur dann, wenn eine Verbindung zum Server besteht. Dies kann über drei Wege erfolgen:

Hat man das Dokument in einem PDF-Viewer oder Ähnlichem geöffnet und es gibt den “Teilen”-Button, kann man Paperless Mobile als Ziel auswählen. Paperless Mobile lädt dann das Dokument zu Paperless-ngx hoch.

App-Upload

Alternativ kann man Paperless Mobile öffnen und auf “Scanner” wechseln. Dort gibt es dann einen “Lade ein Dokument von diesem Gerät hoch” Link und es öffnet sich ein klassischer Datei-Dialog.

Scanner

Und dann gibt es noch die eigentliche Scannerfunktionalität. Es wird also ein Foto vom Papierdokument gemacht und anschließend hochgeladen. Paperless Mobile hat eine automatische Papierrand-Erkennung integriert, sodass das Dokument halbwegs sauber zurechtgeschnitten wird. Grundsätzlich bin ich aber kein großer Fan davon, Fotos von Dokumenten zu machen. Die Belichtung ist einfach zu unterschiedlich. Als Notlösung, wenn man keinen Dokumentenscanner hat und nur wenig Papierdokumente verarbeiten muss, mag dies aber für den ein oder anderen eine Alternative sein. Die Umsetzung in Paperless Mobile ist mit der Randerkennung und dem Mehrseitenmodus vergleichsweise gut gemacht. Für eine schlechte Ausleuchtung oder Bildqualität der Smartphonelamera kann Paperless Mobile nichts.

Workflow

Die größte Stärke von Paperless Mobile ist jedoch der schnellere Workflow dank besserer Steuerelemente.

Schritt 1: Dokument hochladen über eine der vielen Möglichkeiten.
Schritt 2: App öffnen - Posteingang in der Seitenleiste öffnen.

Schritt 3: Prüfen, ob die Zuordnungen korrekt sind.

Schritt 4: Dokument nach links wischen –> Inbox Tag wird entfernt.
Alternativ Schritt 5: Hat Paperless Tags, Korrespondent oder andere Meta-Daten falsch erkannt, wird das Dokument angeklickt und die Daten können korrigiert werden. Dank der großen Buttons und der übersichtlichen Anordnung geht dies im Vergleich zum Webinterface deutlich effizienter. Und seit Kurzem sind auch die Vorschläge / Suggestions integriert.

Suche, Filter und Vorschau

Und dann geht es natürlich noch um das Finden und Anschauen der Dokumente. Dies ist intuitiv über das Filter Symbol möglich. Damit ist sowohl eine Suche nach den Inhalten als auch ein Filtern nach Tags und den anderen Meta-Daten möglich.

Und natürlich können auch die Dokumente in einer Vorschau betrachtet oder heruntergeladen werden.

Fazit

Paperless Mobile bringt alle wichtigen Funktionen von Paperless-ngx auf Android Smartphones. Der sowieso schon sehr effiziente Workflow von Paperless-ngx wird mit Paperless Mobile noch optimiert. Abends auf dem Sofa mal schnell die Dokumente aus der Inbox sortieren, klappt jetzt wunderbar.

Also unbedingt ausprobieren und bei Gefallen dem Entwickler einen Kaffe spendieren. Die Entwicklung schreitet aktuell schnell voran, sodass vermutlich noch vieles verbessert und optimiert wird. An der ein oder anderen Stelle ist Paperless Mobile noch etwas instabil oder inkonsequent in der Bedienung. Der Entwickler kümmert sich jedoch schnell um neue Feature-Vorschläge und Bugfixes. Alles in allem ist Paperless Mobile eine echte Bereicherung für Paperless-ngx.

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Titel-Photo by Rami Al-zayat on Unsplash

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